Es innegable la dificultad con la que el mercado está tratando de encajar el mensaje del Buen Gobierno Corporativo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). La raíz de tales dificultades reside, sin duda, en la imposibilidad de dar una respuesta afirmativa a la siguiente pregunta: ¿es consciente la organización  – los miembros de sus órganos de gobierno –  de que la información, y sus tecnologías afines, constituyen uno más de los activos clave cuyo uso se ha de gobernar?; ¿es consciente de que las TIC forman parte de un conjunto en el que ya se encuentran otros elementos, que nadie cuestiona, como los RRHH, los financieros, las instalaciones, los activos de propiedad intelectual o las redes de relaciones, establecidas tanto a nivel interno, como en el plano externo, con proveedores, clientes, …? 

En suma, parecen observarse diversos obstáculos que impiden una toma de conciencia en relación a que ha de ser la organización  – sus órganos rectores –  quien habrá de responsabilizarse de gobernar  – esto es, dirigir y controlar -,  el uso que se hace de las tecnologías, tal y como ya viene ocurriendo con el resto de “activos clave”. Aún no se ha asumido que han de ser dichos órganos de gobierno los que deberán dar respuesta a interrogantes como:

  • ¿cuánto ha de gastar la organización en TI?;
  • ¿a qué procesos de negocio deben ir destinados los euros invertidos en TI?;
  • ¿qué nuevas capacidades de TI deben ser de ámbito general, para toda la compañía? O, ¿cuáles será suficiente con que tengan un alcance departamental?;
  • ¿cuán buenos necesitan ser, en realidad, los servicios prestados desde TI?;
  • ¿qué riesgos de seguridad/privacidad está dispuesta a aceptar la organización?; y,
  • ¿quién deberá rendir cuentas, en última instancia, cuando un proyecto corporativo de TI falle?

En ese escenario, dos han sido, hasta la fecha, los más claros impulsores de las iniciativas de Gobierno Corporativo de las TIC: la conformidad y el rendimiento (conformance & performance, como recogería la bibliografía anglosajona). Una conformidad que busca la adhesión de las conductas, procesos y actividades, propias de la organización, a marcos normativos de naturaleza, en ocasiones voluntaria, en ocasiones júrídica, con el fin último de garantizar la transparencia demandada desde los diferentes grupos con intereses en aquella (entidades reguladoras, accionistas, empleados, clientes/administrados, …). Y un rendimiento que persigue la generación de valor para esos mismos grupos de interés; pero que, al mismo tiempo, constituye la palanca para que la función de TI gane  – o, en algunos casos, simplemente, recupere –  una mayor (y mejor) visibilidad dentro de la propia organización. (Mayor visibilidad desde la perspectiva del resto de áreas de la entidad).

 

Cambio de escenario: nueva coyuntura económica

En el presente panorama económico, sin embargo, esa búsqueda de un mayor rendimiento (performance) parece tener un nuevo aliciente. Según las previsiones publicadas en febrero de este mismo año por la consultora de dirección McKinsey & Company (1) , entre los principales retos a los que habrán de enfrentarse las áreas de TI en el corto plazo, se contarían:

  • en primer lugar, la convergencia de las citadas áreas tecnológicas con las financieras, con una mayor implicación de los CFOs en el terreno TIC, y con unos CIOs ocupados en aportar ideas prácticas que favorezcan la generación y optimización de efectivo; y,
  • en segundo, la creciente tensión en torno a los presupuestos de TI, conduciendo a la ya conocida necesidad de “tener que hacer más, con menos”, y empujando a las áreas de TI, y a sus responsables, a adoptar mayores grados de diplomacia, en tanto que la imposibilidad de atender toda la demanda generada en las diferentes unidades de negocio de la organización, no ha de verse como un síntoma de favoritismo hacia unas u otras áreas.

Esta nueva coyuntura no es sino reflejo de una realidad: el mundo corporativo tiene, en el momento actual  – y cada vez tendrá más -,  grandes partidas económicas “sumergidas” en actividades de TI; sumas de dinero que no siempre ofrecen el beneficio esperado. Muchos proyectos tecnológicos son cancelados en el transcurso de su ejecución; los que concluyen, no siempre son explotados; de entre aquellos que, finalmente, son puestos en producción, un elevado número no cumple las expectativas creadas, …

Como consecuencia, y considerando que la situación está obligando a las organizaciones a tomar medidas con celeridad, de entre las cuales, la reducción del gasto tiene un atractivo especial, por sus posibles ganancias en el corto plazo, no se hace extraño que se comience a ver las áreas de TI como una oportunidad para obtener ahorros sustanciales, convirtiéndolas en un catalizador clave de la referida reducción (o, respectivamente, de la optimización de las inversiones).

 

Necesidad de un enfoque holístico

Sin embargo, tal oportunidad no siempre resulta fácil de aprovechar. La, ya comentada, tradicional falta de supervisión, por parte de los consejos de administración y las altas direcciones, de las actividades TIC  – y, consecuentemente, del gasto en TIC -,  más allá de las reuniones anuales de establecimiento de presupuestos, desemboca, no pocas veces, en una pérdida de la perspectiva general, con unos gastos de TI que no se entienden y unos presupuestos que se “diluyen” a lo largo de las distintas unidades de negocio. (¿Es posible obtener una visión completa y clara de cuánto se está gastando la organización en TI? ¿De en qué operaciones, recursos y activos de TI se están produciendo los principales gastos? ¿De en qué lugares, dentro de cada área del negocio?).

Es en este punto, donde una aproximación holística, materializada en el establecimiento de un marco de buen gobierno corporativo de las TIC, con una implicación activa de los distintos estamentos directivos de la organización, sin duda, resultará ventajosa a la hora de abordar la urgente y compleja necesidad de mejorar la eficiencia en costes. Este nuevo enfoque, más estratégico, favorecerá, asimismo, un cambio de paradigma mediante el cual los gastos en TI, ya no se verán como gastos en meras iniciativas tecnológicas, sino que, en realidad, serán gastos  – acaso, inversiones –  en actividades del negocio, sustentadas en/habilitadas por la tecnología.

 

CobiT: propuesta práctica para agilizar la optimización de los costes derivados de las TIC

Gobernanza de TI hace suyos los principios de buen gobierno de la norma ISO/IEC 38500:2008, Corporate Governance of Information Technology  – particularmente, los relativos a adquisición y rendimiento –  cuando establecen que las inversiones en torno a las TI han de hacerse siguiendo criterios válidos y manteniendo un equilibrio adecuado entre beneficios, oportunidades, costes y riesgos, tanto a corto, como a largo plazo; así como cuando fijan que las TI han de opmitizarse con el propósito de sustentar la organización, mediante la provisión de servicios de calidad, que cubran las necesidades, presentes y futuras, del negocio.

La adopción de un marco para el buen gobierno corporativo de las TIC dentro de la organización, dota a ésta de mejores mecanismos para la toma de decisiones, de mayor calidad en sus procesos de TI y, consecuentemente, de un menor número de errores, problemas e inversiones fallidas; de modo que, a medida que la madurez de los procesos de TI aumenta, también se incrementa la eficiencia, al tiempo que los costes disminuyen.

Para lograr, de forma ágil, esa adecuada proporción eficiencia-coste, el alcance debe estar muy enfocado hacia actuaciones específicas, en áreas muy concretas. Como primer paso de un posible diagnóstico, se propone una solución pragmática para la rápida identificación de tales áreas: la adopción del marco CobiT del IT Governance Institute.

CobiT ofrece un modelo en cascada para la sincronización estratégica negocio-TI, en el que a partir de una serie de objetivos de negocio, comúnmente aceptados, se llega a unos nuevos objetivos (de TI, en este caso); y, finalmente, a partir de estos últimos, quedan perfectamente identificados los procesos de TI cuya falta de madurez puede suponer importantes oportunidades de mejora para el propósito que se persigue.

En sentido contrario, recorriendo esa misma cascada “aguas arriba”, se tendrá que unos adecuados procesos de TI contribuirán al logro de los objetivos que la función de TI tenga marcados. Y, finalmente, que estos últimos contribuirán a alcanzar los objetivos estratégicos definidos por la organización.

Teniendo en cuenta este encadenamiento en cascada es posible, de forma inmediata, identificar aquellos procesos de TI vinculados más estrechamente al objetivo de negocio de reducción de costes: a) establecer una dirección tecnológica para la organización; b) gestionar adecuadamente las inversiones en TI; c) adquirir racionalmente recursos de TI (incluidas, las aplicaciones y las infraestructuras de comunicaciones); d) gestionar servicios de terceros; o, e) identificar y asignar costes.

CobiT proporciona, asimismo, mecanismos para evaluar los niveles de madurez de los procesos de TI identificados y para fijar objetivos de mejora para dicha reducción de costes.

En esa misma línea, merece la pena detenerse, también, en aquellos procesos de TI vinculados a la gestión de los RRHH del departamento técnico (contratación, desarrollo, formación, retención del personal de TI, empleo de colaboradores subcontratados, …). No en vano, este capítulo constituye, habitualmente, una importante partida en los presupuestos de dichos departamentos. De nuevo, las ineficiencias en este ámbito podrían, perfectamente, representar nuevas oportunidades de ahorro para la organización.

Un posterior control y seguimiento continuado de todos estos procesos  – o, más concretamente, de las mejoras en ellos introducidas -,  permitirán supervisar la evolución del programa de reducción de costes puesto en marcha por la organización.

 

Una invitación a la reflexión

Dicho todo lo anterior, ¿no habría de verse cualquier iniciativa de optimización de costes como un nuevo catalizador para el establecimiento de marcos de Buen Gobierno Corporativo de TI, en el seno de las organizaciones? ¿No habría de verse como una tercera vía? En definitiva, ¿no es, la actual situación financiera, sino un aliciente adicional para la difusión del gobierno de TI, que viene a sumarse a los, ya tradicionales, relativos a la mejora del rendimiento y a la conformidad normativa?

 

(1) Spang, Stefan. “Five trends that will shape business technology in 2009”. The McKinsey Quarterly. Strategy. McKinsey&Company. Febrero, 2009.